В каждом офисе, вне зависимости от его размеров и специфики деятельности, имеются необходимые канцелярские принадлежности, которые существенно облегчают выполнение повседневных задач.

Среди них есть один особенно полезный и часто недооцененный инструмент – датер – так правильно называется штамп с датой. Несмотря на свою простоту, он значительно ускоряет и упрощает обработку документов и придает им профессиональный вид. Разберемся, какие бывают виды этого канцелярского товара и как им правильно пользоваться.

Что такое датер

Это специализированное штемпельное устройство, предназначенное для оперативного и удобного проставления текущей или произвольной даты на бумажных документах. В отличие от традиционных печатей, которые содержат фиксированную информацию, этот инструмент предоставляет возможность настройки «информации» вручную или автоматически. Это делает его крайне полезным в различных сферах деятельности, начиная от офисной работы и заканчивая логистикой и производством.

Виды и группы датеров

Они классифицируются по нескольким основным параметрам, включая способ выставления даты, материал корпуса и дополнительные функции.

• Ручные. Требуют самостоятельной настройки. Этот процесс может включать прокручивание колесиков или изменение цифр на специальной ленте. Ручные модели отличаются простотой использования и доступностью по цене, что делает их идеальным выбором для небольших предприятий. Они компактны и надежны, но требуют регулярной проверки и настройки даты вручную.
• Автоматические. Способны изменять проставляемую информацию при нажатии на специальную кнопку. Это значительно упрощает их использование, особенно в ситуациях, когда необходимо часто обновлять дату на документах. Такие устройства подходят для офисов с высокой интенсивностью работы, где требуется оперативное и точное проставление. Автоматические датеры минимизируют вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Самонаборные. Предоставляют пользователю возможность самостоятельно набирать и изменять текст и дату. Эти устройства часто используются для создания уникальных штампов, которые могут включать дополнительную информацию, такую как наименование компании, реквизиты или специальные отметки. Такие штемпельные устройства универсальны и гибки в настройке. Это делает их востребованными в различных профессиональных областях.

Датеры – это канцтовары, у которых корпуса изготовлены из металла или пластика. Металлические обеспечивают высокую прочность и долговечность устройства. Они обычно дороже, но их эксплуатационные характеристики оправдывают стоимость. Пластик же делает их более легким и доступным по цене. Но срок службы может быть короче по сравнению с аналогами из металла.

Современные датеры могут обладать рядом дополнительных функций, которые делают их использование еще более удобным и функциональным. К ним относятся:

• Возможность включения дополнительных надписей, таких, как «Оплачено», «Одобрено», «Получено» и т.д.
• Поддержка различных форматов даты, включая буквенные и цифровые обозначения месяцев.

Некоторые модели оснащены антибактериальным покрытием на ручках для повышения гигиенических характеристик.

Сферы применения

Датеры широко применяются в самых разных сферах, благодаря своей универсальности и удобству использования. В офисной работе они необходимы для проставления дат на различных документах. Это могут быть договора, заявки, письма, отчеты и другие бумаги, требующие указания даты. Их применение позволяет быстро и аккуратно оформлять документацию, делая рабочий процесс более эффективным и организованным.

В бухгалтерии эти устройства используются для маркировки счетов, накладных и других финансовых документов. Бухгалтерские работники часто сталкиваются с большим объемом бумажной работы, и использование датеров позволяет существенно ускорить процесс обработки документов. Это важно для точного учета и своевременного выполнения финансовых операций (оплата счетов и ведение бухучета).

На складах и в логистических компаниях они играют важную роль в обозначении даты поступления или отправки товаров. Проставление такой информации на товарных накладных, упаковках и других документах позволяет эффективно отслеживать их движение и управлять запасами. Это особенно важно для компаний с большим объемом грузооборота, где точность и скорость обработки информации имеют решающее значение.

В производственной сфере датеры используются для маркировки даты производства и срока годности на упаковке продукции. Это позволяет потребителям легко определить свежесть и срок годности товара. Производители, в свою очередь, обеспечивают соответствие продукции стандартам качества и требованиям законодательства. Маркировка также необходима для внутреннего учета и контроля за процессом производства.

Как выбрать

При выборе датера важно учитывать несколько ключевых факторов, чтобы устройство соответствовало вашим потребностям и обеспечивало надежную работу.

Прежде всего, обратите внимание на удобство и простоту использования. Устройство должно легко настраиваться и использоваться без лишних усилий. Это особенно важно, если устройство будет использоваться часто и разными сотрудниками. Простота в эксплуатации поможет избежать ошибок и сэкономит время на обучение персонала.

Материал корпуса – еще один важный критерий при выборе. Металлические датеры, как правило, более долговечны и устойчивы к износу. Они подходят для интенсивного использования и могут служить в течение долгих лет. Пластиковые же – более легкие и дешевые. Но они могут быстрее выйти из строя при частом использовании. В зависимости от бюджета и требований к долговечности, можно выбрать тот или иной материал корпуса.

Функциональность также играет значительную роль. Современные устройства могут предлагать возможность добавления дополнительных надписей, таких как «Оплачено» или «Одобрено», что повышает их универсальность. Важно, чтобы датер имел возможность выбора формата: будь это цифровое или буквенное обозначение месяца. Некоторые модели позволяют поменять дату на штемпельной печати автоматически, что довольно удобно при частом использовании устройства.

Как использовать

Каких-то специальных навыков не требуется. Но все же важно знать некоторые нюансы, чтобы обеспечить правильную и эффективную работу устройства.

Первый шаг – настройка даты датера: печать можно настроить вручную или автоматически. Для этого необходимо прокрутить колесики с цифрами или нажать специальную кнопку, чтобы установить текущую. Это важный этап, так как правильная настройка гарантирует точность маркировки документов.

Следующий шаг – заправка чернилами. Убедитесь, что подушечка с чернилами хорошо пропитана, чтобы отпечатки были четкими и читаемыми. Если чернила заканчиваются, можно заправить датер чернилами самостоятельно. Для этого нужно снять подушечку, нанести на нее чернила и установить обратно. В некоторых моделях подушечку можно заменить на новую.

После настройки и заправки можно приступать к проставлению даты. Для этого легким нажатием на устройство нанесите отпечаток на нужный документ. Важно равномерно распределять давление, чтобы отпечаток был четким. Регулярно проверяйте настройки даты, особенно если устройство используется несколькими сотрудниками, чтобы избежать ошибок.

Как заправить датер чернилами

Регулярная заправка – залог бесперебойной работы и четкости отпечатков. Этот процесс несложен. Вот несколько важных шагов, которые следует выполнить последовательно.

Первый шаг – извлечение подушечки. В зависимости от модели, она может быть:

• Извлекаемая. Ее следует аккуратно вынуть из корпуса устройства. Для этого может понадобиться нажатие на специальные защелки или кнопки.
• Встроенная. Процесс извлечения может потребовать дополнительных действий, описанных в инструкции к конкретной модели устройства.

Второй шаг – нанесение чернил. Равномерно нанесите их на поверхность подушечки, стараясь избежать перелива. Для этого используйте специальную пипетку или флакон с капельницей, предназначенные для заправки штемпельных устройств. Важно равномерно распределить чернила по всей поверхности подушечки, чтобы обеспечить однородность окраски символов. Не допускайте избытка краски, так как это может привести к загрязнению документов и самого датера.

Завершающий этап – установка подушечки. Вставьте ее обратно и убедитесь, что она надежно зафиксирована. Это важно для того, чтобы подушечка не смещалась при использовании устройства и обеспечивала равномерное нанесение чернил на печатную поверхность. Проверьте, что подушечка установлена ровно и прочно закреплена.

Следуя этим шагам, вы сможете эффективно заправить датер чернилами, обеспечивая его бесперебойную работу. Регулярная заправка чернилами также способствует продлению срока службы устройства и поддержанию высокого качества отпечатков. Таким образом, правильный уход – ключ к его долговечности и надежности.

Заключение

Как видите, этот канцтовар – довольно важный инструмент в любом офисе, который значительно упрощает процесс проставления даты на документах. Правильный выбор и использование такого устройства помогут повысить эффективность работы и придадут документам профессиональный вид. Помните, что датеры бывают разных типов, и важно выбрать тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям. А регулярная заправка чернилами и корректная настройка обеспечат долговечность и высокое качество работы этого полезного канцелярского прибора